展示会初出展！！入社8か月・BtoBマーケ未経験でも目標リード数150%を達成した運営ノウハウを大公開

こんにちは！Leaner Technologiesの立野です。

Leaner Technologiesは2022年6月22日～24日に東京ビッグサイトで開催された「設計・製造ソリューション展（ものづくりワールド内）」に初出展しました！
大手人材会社から転職して8ヵ月・BtoBマーケ未経験の私が、目標リード数150%を達成した運営ノウハウを惜しむことなくお伝えします。

自己紹介

私はLeanerでインサイドセールスを担当している立野（たつの）と申します。

Leanerには2021年11月からジョインしています。
それまではパーソルキャリアという大手人材会社で営業企画をしていました。

※入社経緯はこちらの記事を参考にしてください↓

展示会初出展、その背景と目的

2021年4月にLeaner見積をサービスローンチ後、たくさんの企業様にご意見をいただきながらサービス開発に取り組んできました。
導入企業も着々と積み上がり、お問い合わせをいただくことも増えてきたのですが、私たちのサービスを知っている方はまだほんの一握り。

私たちがミッションとして掲げる「調達のスタンダードを刷新し続ける」ためには、より多くの方に私たちのことやサービスについて認知してもらう必要があります。

これまではターゲットの企業様に向けて1to1の個別アプローチを実施していたのですが、サービス認知を広めていくためには別の施策にチャレンジする必要があると感じていました。

そこで検討に上がった施策の一つが展示会です。
今までアプローチできなかった方々の来場が見込めることや、多くの方々に直接サービスの価値を実感してもらう貴重な機会になると考え、初出展を決断しました。

そのため今回は、“サービス認知”と“リード獲得”の最大化を目的に出展しました！

準備 〜短納期の中でもこだわり抜いたこと〜

目的を整理し初出展を決めたのは開催約1か月前。
一つ一つの納期が短い中、急ピッチで社内を巻き込んで準備を進めていきました。
（展示会責任者の経験がある方に聞いたところ、本来3か月以上かけながら準備を進めていくらしい。）

事前準備のポイントとして意識したことは主に3つ。

1. WBSを作成し、社内の巻き込み＆進捗管理を行うこと
2. 来場者の印象に残るようなデザイン設計にすること
3. 目標数値や運営方法について共通認識を持てる状態にすること

展示会の企画・運営に関しては完全に初心者なのですが、前職で営業企画として行っていたプロジェクト管理の経験が活きたと思います！

WBSを作成し、社内の巻き込み＆進捗管理

まずタスクを分解してWBS（Work Breakdown Structure）を作成しました。
私が自身が推進していくべき項目と他のメンバーに任せる項目を切り分け、業務を割り振っていきます。

またSlackで展示会専用のチャンネルを立ち上げ、進捗管理や状況のキャッチアップを抜け漏れなく行っていきました。

来場者の印象に残るようなデザイン設計

まずはブース装飾のデザインについて。
濃紺色で統一し、看板のイメージが強く残るような配色にしています。
また看板に記載する文言についてはセールスチーム全体で検討し、お客様が実際に使っていた言葉にすることを意識しました。

次にブース前面の大きなモニターで流す動画制作について。
基本的にイチからの制作となるため、コンセプトやメッセージの設計、動画制作、声入れまですべて自社制作しました。

展示会で流していた動画はすべてCEOが中心となり実際に手を動かして制作したものです！
実は声入れもLeanerメンバーが担当しています。
HPでも確認できるので是非ご覧ください！（リンクはこちら）

最後に会場で配布するノベルティ制作について。
ノベルティは実際に来場者の手に渡るものですし、その場や開催後フォローの際に話のネタになるので特にこだわっています。

たくさんのアイデアを検討したのですが、前職での経験からサイコロ箱のノベルティを制作しました。
各マス目に見積業務における課題を記載したデザインにしています。

目標数値や運営方法における共通認識化

展示会の目的を“サービス認知”と“リード獲得”の最大化としているため、各指標の目標数値を設定し、振り返りができる体制を整えました。

数値の設定はISチームの目標数値に対する寄与度とその数値が達成された際の会場運営メンバーの盛り上がりを鑑みて絶妙なラインに設定をします。

また運営マニュアルを用意し、運営するメンバー全員に向けて説明会も実施しました。
運営マニュアルには設計した目標数値の他、会場までのアスセスや当日の心構、スタッフの配置イメージ、トークスクリプトなどを盛り込んでいます。

開催当日～激動の中でも運用改善～

どれだけ準備をしても実際にやってみないとわからないことが多く、開催中に運用改善を柔軟に行うことは必要だろうと想定していました。
そのため私自身も運営に入りながらメンバーと積極的にコミュニケーションをとり、運用改善を行いました！

改善① 当日中にアポ設定に至らない

初日から多くの方とブース内で商談をすることができていました。
しかし商談後にその場でアポイントの設定を完了させることに苦戦をしていました。

1日目終了後、改善ポイントを話し合ったところ、普段の商談よりも

• 課題認識が揃っていない状態のサービスデモとなってしまっている
• プロダクトアウトの説明になるため本来の価値が十分伝わっていない

ということがわかりました。

上記が解決できるような資料に切り替え、サービスデモよりも課題の認識合わせに時間を使ってもらうよう運用変更を行いました。
結果として初日1件だったアポイント設定社数が、2日目は5件、3日目は10件と大幅に改善することができました！

改善② ターゲットではない方のブース内呼び込み

展示会では予想以上に我々のサービスに興味を持ってもらうことが多く、いろんな方とブース内でお話をさせていただきました。
それ自体は良いことなのですが、どのメンバーも手が空いておらず、我々がターゲットとしているバッチをつけた方を取りこぼすこともしばしば・・・。
ブース前で立ち止まって中を見ている方もいたので本当にもったいない。

ブースに呼び込むか否かを見極めることはとても重要です。
お互いの限られた時間を最大限有効なものとするために次のことを周知徹底しました！

ピーク時は上記の限りではありませんが、極力このルールで運営ができるよう改善を行いました！

改善③ ノベルティを配るだけになってしまう方が存在

話を聞いている時間がない、名刺が切れてしまったということは展示会ではよくあること。
“サービス認知”と“リード獲得”の最大化を目的としている我々にとってはそういう方ともしっかりと接点をとっておきたいと感じていました。

周りのブースでうまく運用しているところはノベルティを渡すと同時にバーコードを読み取る運用をしていました。
ブースの責任者をされている方に話を聞きにいったところ、効果として見込めることが分かったため、2日目から導入を行いました。

実際導入してみると、ノベルティを渡した方にはほぼ100％でバーコード読み取りができていたため2日目以降の取りこぼしは最小に抑えることができました！

初出展の結果は…

目標リード数は主催者側から「これくらいとれると良い」と言われていた数値をベンチマークとして設定していました。
入念な事前準備や運用改善が功を奏し、結果として目標数値の150%以上のリードを獲得することができました！

またアポイントの設定数についても順調に積みあがっており、その指標の目標達成も捉えています！

獲得したリードからスムーズにアポイントへつなげることができるよう開催後の仕掛けをいくつか準備をしていたことが勝因の大きな一つだと思っています。

また初出展の展示会ではこんな嬉しい事例も生まれました！

終えての感想…

展示会を通して改めてISのミッションはリード獲得に留まらず、
“受注に近い顧客を連れてくること”や“受注が見込める新たな顧客セグメントの仮説検証を進めていくこと”だと感じました。
またISの本来価値はそこにあるので事業を創っていく大事なポジションであることも再認識することができました！

今後について

今回の展示会が大成功だったこともあり、今後は会場内最大級のブースサイズで全国の展示会に出展することを決定しました！

展示会開催中に次回以降の申し込みを完了させる意思決定のスピード！！

最後に

最後までお読みいただきありがとうございました！
この記事が今後、展示会出展を控える皆様のお役に立てれば幸いです。

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（提供：著者「Yuya.Tatsuno_leaner」のnote）